Conditions Générales de Collaboration

Objet de la collaboration

L'agence Optimaa propose des prestations de support administratif, organisationnel, communication ou service client, par l’intermédiaire d'assistantes virtuelles sélectionnées et formées, dans une logique de continuité de service.

Formules & prestations

  • Les prestations sont facturées sous forme de forfait mensuel, selon l’offre choisie (Essentielle, Tranquillité, Pilotage).

  • Les missions incluses sont définies à la signature du contrat, via une fiche mission.

  • Toute demande hors forfait peut être facturée en supplément à l’unité ou via un avenant.

Délais & organisation

  • L’équipe s’engage à répondre dans les délais validés dans le contrat.

  • Les délais de rendu dépendent du volume et sont définis avec le client.

  • Le client est responsable de la transmission des contenus et accès nécessaires à la mission.

  • En cas d’absence prévue (vacances, congé…) ou imprévue (maladie, accident…), le relais est assuré par l’AV backup.

Résiliation

  • La collaboration peut être résiliée par l'une ou l'autre des parties avec un préavis de 15 jours.

  • En cas d’abus, non-paiement, comportement irrespectueux ou désaccord majeur, l’agence peut rompre la collaboration immédiatement et unilatéralement.

  • Aucun remboursement ne sera effectué sur les forfaits entamés.

Communication & contact

  • Les échanges se font principalement par mail, WhatsApp, Notion ou outil convenu à la signature.

  • Toute demande de réunion supplémentaire est soumise à validation selon l’offre choisie.

Fonctionnement de l’agence

  • Chaque client est accompagné par 1 assistante principale (AV référente).

  • Une AV backup est formée à la mission et intervient en cas d’absence de l’AV principale.

  • La communication principale se fait entre le client et l’AV référente.

  • Cassiopée ou une coordinatrice reste disponible en support stratégique ou en cas d’imprévu majeur.

Modalités de paiement

  • Paiement mensuel anticipé (avant le 5 de chaque mois).

  • Facturation via Auto-entreprise Cassiopée Rouloff, sans TVA selon l’article 293B du CGI.

  • Moyens de paiement acceptés : virement bancaire.

  • En cas de retard > 10 jours, Optimaa se réserve le droit de suspendre la mission.

Confidentialité & propriété

  • Toutes les données, documents et accès confiés restent strictement confidentiels.

  • Une clause de confidentialité est incluse dans tous les contrats avec les AVs partenaires.

  • Le client reste propriétaire de ses contenus, outils, documents produits.

Cas particuliers

  • Toute mission urgente ou exceptionnelle peut faire l’objet d’une facturation supplémentaire.

  • En cas d'indisponibilité de l’équipe principale, l’agence s’engage à proposer une solution temporaire ou à rembourser les heures non réalisées.